Trong quá trình mở rộng nhân sự, vận hành nhà xưởng hoặc chuẩn hóa hình ảnh thương hiệu, nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm giải pháp những sai lầm thường gặp khi đặt may đồng phục công ty để tránh “tiền mất mà hiệu quả không như kỳ vọng”. Đồng phục không chỉ là quần áo làm việc; đó còn là ấn tượng đầu tiên với khách hàng, là sự đồng bộ giữa các bộ phận và là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của người mặc mỗi ngày. Bài viết này tổng hợp các lỗi hay gặp khi đặt đồng phục cho công ty, xưởng sản xuất, cửa hàng chuỗi… đồng thời gợi ý cách chọn chất liệu, form dáng, quy trình thử mẫu và làm việc với xưởng may trực tiếp để đảm bảo đúng tiến độ, đúng ngân sách và dùng bền lâu.
Chọn sai định hướng: đồng phục không “ăn khớp” với môi trường và thương hiệu
Khi rà soát những sai lầm thường gặp khi đặt may đồng phục công ty, phần lớn vấn đề bắt đầu từ khâu định hướng. Doanh nghiệp hay chọn theo mẫu “đẹp trên ảnh” nhưng lại không phù hợp thực tế làm việc, dẫn đến mặc không thoải mái, nhanh xuống cấp và thiếu tính nhận diện.
Không xác định rõ mục tiêu sử dụng và bối cảnh làm việc
Nhiều đơn vị đặt cùng một kiểu đồng phục cho cả khối văn phòng lẫn nhà xưởng, khiến người mặc không thuận tiện khi di chuyển, thao tác hoặc làm việc ngoài trời. Môi trường nóng, bụi, dầu mỡ hoặc cường độ vận động cao cần chất liệu thấm hút, bền màu, dễ giặt và đường may chắc. Ngược lại, môi trường tiếp khách cần form gọn, lịch sự, ít nhăn để giữ hình ảnh chuyên nghiệp. Khi chưa thống nhất “đồng phục dùng cho ai, làm việc ở đâu, cường độ thế nào”, rủi ro sai chất liệu và sai form sẽ rất cao.
Thiết kế đẹp nhưng không phản ánh nhận diện thương hiệu
Màu sắc, vị trí logo, kiểu cổ áo và chi tiết phối thường bị chọn theo cảm tính, dẫn đến “đẹp nhưng không phải của mình”. Một số doanh nghiệp dùng màu quá giống đối thủ hoặc chọn màu khó ứng dụng khiến nhân sự ngại mặc. Đồng phục cũng cần bám nhận diện: tone màu chủ đạo, phong cách (trẻ trung, kỹ thuật, dịch vụ cao cấp), đồng thời đảm bảo sự đồng bộ giữa các bộ phận. Nếu đặt may theo yêu cầu ngay từ đầu, bạn sẽ linh hoạt hơn so với đồng phục may sẵn vốn giới hạn màu và layout.
Xem thêm: gợi ý đồng phục phù hợp môi trường văn phòng
Chọn sai chất liệu và form dáng: mặc không thoải mái, nhanh hỏng, phát sinh chi phí
Một nhóm lớn trong những sai lầm thường gặp khi đặt may đồng phục công ty đến từ việc ưu tiên giá rẻ hoặc chỉ nhìn mẫu vải trên ảnh. Đồng phục là đồ mặc thường xuyên, nên độ bền, cảm giác mặc và khả năng “giữ form” mới là yếu tố quyết định tổng chi phí theo thời gian.
Chỉ so giá theo “đơn chiếc” mà bỏ qua vòng đời sản phẩm
Đồng phục rẻ nhưng nhanh bai dão, xù lông, phai màu hoặc bung chỉ sẽ khiến doanh nghiệp phải may lại sớm hơn dự kiến. Với nhà xưởng, đồ bảo hộ hoặc áo thun làm việc nếu không chịu được giặt nhiều lần thì chi phí thay thế tăng nhanh. Khi so sánh báo giá, nên hỏi rõ định lượng vải, loại sợi, tiêu chuẩn co rút, độ bền màu và chính sách đổi trả lỗi sản xuất. Tính theo “chi phí sử dụng/6–12 tháng” thường sẽ hợp lý hơn tính theo giá ban đầu.
Bỏ qua thử form, size và sự đa dạng vóc dáng nhân sự
Nhiều doanh nghiệp lấy size theo thói quen (M/L/XL) mà không có bảng size chuẩn, không cho mặc thử mẫu hoặc đo thực tế. Kết quả là áo quá bó, quá rộng, dài ngắn lệch, đặc biệt dễ gặp ở nhóm sản xuất có nhiều vóc dáng khác nhau. Việc may sẵn đôi khi tiện nhanh, nhưng khó tối ưu theo form riêng của từng doanh nghiệp; trong khi may thiết kế theo yêu cầu có thể chốt thông số, điều chỉnh form và bổ sung size đặc thù. Một mẫu chuẩn sau khi duyệt sẽ giúp các đợt đặt tiếp theo đồng nhất hơn, giảm lỗi và giảm thời gian xử lý.
Xem thêm: các lựa chọn áo thun đồng phục cho đội ngũ sản xuất và bán hàng
Thiếu quy trình duyệt mẫu và kiểm soát chất lượng: nhận hàng không đồng đều, khó xử lý
Khi nhắc đến những sai lầm thường gặp khi đặt may đồng phục công ty, nhiều phòng hành chính – mua hàng phản ánh tình trạng “mẫu một kiểu, giao một kiểu”. Lý do thường không nằm ở một chi tiết, mà là thiếu quy trình duyệt mẫu rõ ràng và không có tiêu chí kiểm tra khi sản xuất hàng loạt.
Không chốt mẫu chuẩn: vải, màu, đường may, in/thêu, phụ kiện
Chỉ xem mockup hoặc ảnh tham khảo là chưa đủ, vì màu thực tế phụ thuộc lô vải và cách nhuộm. Doanh nghiệp nên yêu cầu mẫu thật để kiểm tra độ dày, độ co giãn, độ thoáng, khả năng thấm hút và cảm giác trên da. Với logo, cần thống nhất phương án in/thêu, kích thước và vị trí (ngực trái, tay áo, lưng…), vì sai lệch nhỏ cũng làm giảm tính nhận diện. Khi đã duyệt mẫu chuẩn, mọi sản phẩm sản xuất hàng loạt phải bám theo mẫu này để đảm bảo đồng đều giữa các bộ phận.
Không kiểm tra theo tiêu chí sử dụng: độ bền, an toàn, tính ứng dụng
Đồng phục nhà xưởng cần ưu tiên độ bền đường may, khả năng chịu giặt, độ bền màu và mức an toàn khi thao tác máy móc (ít chi tiết vướng víu, phụ kiện chắc chắn). Đồng phục dịch vụ cần ít nhăn, dễ vệ sinh, không gây bí nóng khi làm việc liên tục. Nếu chỉ kiểm tra “nhìn đẹp” mà không test trong 1–2 ngày làm việc, rủi ro sẽ xuất hiện sau khi phát cho toàn bộ nhân sự. Một checklist nghiệm thu đơn giản (màu sắc, sai số size, lỗi đường may, lỗi in/thêu) sẽ giúp giảm đáng kể việc trả hàng hoặc chỉnh sửa.
Xem thêm: tiêu chí chọn quần áo bảo hộ phù hợp nhà xưởng
Chọn sai đối tác và kế hoạch triển khai: trễ tiến độ, khó bổ sung, thiếu ổn định lâu dài
Một phần quan trọng trong những sai lầm thường gặp khi đặt may đồng phục công ty là chọn đối tác theo tiêu chí “nhanh và rẻ” nhưng không kiểm tra năng lực sản xuất, quy trình và cam kết hậu mãi. Với doanh nghiệp có nhiều đợt tuyển mới, nhu cầu bổ sung size và thay thế định kỳ, tính ổn định của đơn vị may quyết định rất lớn đến vận hành.
Làm việc qua trung gian, thiếu minh bạch về xưởng và tiến độ
Khi đặt qua nhiều khâu trung gian, doanh nghiệp thường khó kiểm soát chất liệu, kỹ thuật may, và thời gian sản xuất thực tế. Việc điều chỉnh mẫu, đổi size hoặc bổ sung gấp cũng dễ bị kéo dài do phải “chuyển thông tin” nhiều vòng. Ngược lại, làm việc với đơn vị có xưởng may trực tiếp sẽ rõ ràng hơn về lịch cắt may, lịch in/thêu, và khả năng đáp ứng số lượng lớn. SAO VIỆT là một ví dụ theo hướng này: tập trung may đồng phục công ty – nhà xưởng theo yêu cầu, vận hành quy trình sản xuất rõ ràng để doanh nghiệp dễ theo dõi và phối hợp.
Không dự trù kế hoạch đặt định kỳ và chính sách bổ sung về sau
Nhiều công ty chỉ đặt đủ cho hiện tại, không dự trù tăng trưởng nhân sự hoặc nhu cầu thay thế theo chu kỳ. Khi phát sinh đơn bổ sung, nếu không còn vải cùng lô hoặc không có mẫu chuẩn lưu, màu và form có thể lệch so với đợt đầu. Doanh nghiệp nên thống nhất ngay từ đầu về việc lưu mẫu, lưu thông số và cơ chế đặt bổ sung theo quý/năm. Những đơn vị đồng hành dài hạn như SAO VIỆT thường hỗ trợ từ tư vấn chất liệu, lên mẫu đến hoàn thiện, nhằm giữ sự ổn định giữa các lần đặt và giảm “đứt gãy” hình ảnh thương hiệu.
Xem thêm: giải pháp đồng phục cho môi trường dịch vụ cần thay đổi nhân sự thường xuyên
Kết luận
Đồng phục ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu, sự đồng bộ nội bộ và cả hiệu suất làm việc hằng ngày. Nắm rõ những sai lầm thường gặp khi đặt may đồng phục công ty sẽ giúp doanh nghiệp tránh chọn sai chất liệu, sai form, thiếu quy trình duyệt mẫu hoặc gặp rủi ro trễ tiến độ. Nếu bạn cần một đơn vị có xưởng sản xuất trực tiếp, làm việc theo quy trình rõ ràng và ưu tiên tính ổn định lâu dài, SAO VIỆT có thể đồng hành từ khâu tư vấn đến khi hoàn thiện để đồng phục phù hợp đúng môi trường vận hành.
